Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Itä-Suomen yliopiston virallisia sosiaalisen median kanavia hallinnoi yliopiston viestintä, mutta ne palvelevat koko yliopistoa. Jos haluat välittää viestiä näillä kanavilla tai osallistua sisällöntuotantoon, ota yhteyttä osoitteeseen viestinta@uef.fi. Joskus voi olla kuitenkin perusteltua ottaa käyttöön omia sosiaalisen median kanavia. Viestintä seuraa ja jakaa yliopiston eri toimijoiden sisältöjä sosiaalisessa mediassa ja pitää listaa ylläpitäjistä. Voit ilmoittaa oman somekanavasi viestinnälle osoitteeseen viestinta@uef.fi. 

Kohdeyleisö, resurssit ja tavoitteet

Kun otat käyttöön jotain sosiaalisen median kanavaa, mieti seuraavia asioita ja keskustele niistä yksikössäsi:

  • Onko kanavalle todellinen tarve vai onnistuuko asioiden viestittäminen yliopiston yleisiä kanavia käyttäen?
    Sosiaalisen median viestintätyyli on ajankohtainen ja nopeatempoinen. Somen sisältö on monimediaista: tekstejä, linkkejä, kuvia ja videoita. Mieti riittääkö sinulla tai yksikölläsi tarpeeksi sanottavaa jopa useita kertoja päivässä/viikossa.
  • Onko kanavan ylläpitoon käytettävissä todellista resurssia? 
    Jotta saat parhaan hyödyn kanavasta, sen ylläpitäminen vie aikaa. Päivityksen miettiminen, mahdollisten kuvien tai videoiden tuottaminen, päivittäminen ja syntyneen keskustelun seuraaminen vievät aikaa. Onko sinulla tai yksikölläsi mahdollisuutta tähän, voidaanko se sisällyttää esimerkiksi osaksi työnkuvaa? Sosiaalisen median käyttö on hyvä vastuuttaa jollekin. Varmista, että sosiaalisessa mediassa toimiminen jatkuu esimerkiksi työntekijävaihdosten jälkeen tai kanavan toiminnan loppuessa, kerro siitä seuraajille.
  • Mikä on kohdeyleisöni ja mitä haluan heille viestiä?
    Oikeanlaisen viestin välittämiseksi kannattaa luoda kuva kohdeyleisöstä. Kohdeyleisön hahmottaminen auttaa löytämään oikean kanavan, oikeanlaisia sisältöjä ja oikeanlaisen viestintätyylin. Kohdeyleisöstä riippuu myös, millä kielellä ja minkälaisin sisällöin viestität sosiaalisessa mediassa.
  • Mikä on tavoitteeni ja miten seuraan tavoitteen toteutumista?
    Sosiaalisessa mediassa läsnäolo vaatii suunnittelua ja ylläpito resursseja, joten toiminnan tulee aina olla tavoitteellista. Somemarkkinoinnissa puhutaan konversioista, joilla tarkoitetaan tavoiteltuja toimenpiteitä yleisöltä. Yliopiston someviestinnässä ja -markkinoinnissa tällaisia voivat olla esimerkiksi vierailu UEFin verkkosivuilla, hakeminen opiskelijaksi tai päivityksen jakaminen.

Sisältösuunnitelma

 Kun päätös sosiaalisen median käyttöönotosta on tehty ja valittu sopiva viestintäkanava, on aika tehdä sisältösuunnitelma. Sisältösuunnitelma voi olla esimerkiksi allaolevan taulukon kaltainen:

Sosiaalisen median väline

Tavoitteet

Kohderyhmät

Sisältötyypit ja sisällön sävy

Sisällön tuottaminen ja ylläpito

Seuranta ja kehittäminen

Esimerkkiviikko

Esimerkiksi:

Facebook

Esimerkiksi:

  • verkkosivujen kävijämäärän lisääminen
  • positiivisen mielikuvan luominen
  • asiakaspalvelu

Esimerkiksi:

  • kohderyhmään kuuluvien ikä
  • mahdolliset kiinnostuksen kohteet
  • onko kohderyhmä suomalainen vai kansainvälinen

Esimerkiksi:

  • tekstiä, kuvaa, videota
  • tapahtumatiedottamista
  • kiinnostavia faktoja
  • muiden kiinnostavien päivitysten jako
  • puhuttelusävy (virallinen vai rento, yleiskielinen vai puhekielinen...)

Esimerkiksi:

  • päivitystiheys
  • vastuuhenkilöt

Esimerkiksi:

  • julkaisun nähneiden määrä
  • tykkääjien/seuraajien määrä
  • kommenttien määrä
  • saatujen jakojen määrä
  • analytiikan ja tilastojen seuraaminen
  • saatu palaute

ma: tapahtumatiedottaminen

ti: kuvapäivitys

jne.

UEF-brändin mukainen nimi ja ilme

Yliopisto noudattaa sosiaalisessa mediassa yhtenäistä, brändinmukaista ilmettä. Somekanavan profiili-, kansi- ja taustakuvina käytetään yhtenäisen UEF-ilmeen mukaisia kuvia. Itä-Suomen yliopisto ja UEF -nimellä toimivat yliopistotasoiset kanavat perustaa ja niitä hallinnoi yliopiston viestintä.

Brändinmukaisen somekanavan toteutus:

  • Noudatetaan nimeämisessä yhtenäistä linjaa, josta käy ilmi yliopiston nimen lisäksi laitos, oppiaine tai palvelu, esimerkiksi Itä-Suomen yliopisto (UEF) – Suomen kielen ja kulttuurintutkimuksen laitos. Mikäli maininta yliopistosta ei nimeen istu, lisätään tieto mahdollisimman helposti löydettäväksi, esimerkiksi profiiliin.
  • Profiilikuvana yliopiston logo, ladattavissa täältä.
  • Kansi- ja taustakuva  yliopiston markkinointimateriaalin mukainen, sopivia kuvia voi pyytää viestinnästä tai ladata käyttöön Heimosta.

Somekanavan uutis- ja kuvavirta toki muokkaavat sen ilmeen omanlaisekseen. 

Yhtenäisellä ilmeellä ja nimeämisellä helpotetaan yliopiston somekanavien löydettävyyttä ja tunnistettavuutta, jotka puolestaan edistävät yliopiston tunnettuutta.

Toimi sosiaalisessa mediassa vastuullisesti

Vaikka esiinnyt sosiaalisessa mediassa omalla nimelläsi, edustat työtehtävissä yliopistoa. Toimi siis sosiaalisessa mediassa vastuullisesti. Ole aktiivinen ja keskusteleva, mutta noudata netin käyttäytymissääntöjä eli netikettiä. Lue lisää: Sosiaalisen median hyvät käytännöt -wiki

Jos käytät sosiaalista mediaa työtehtävissäsi, voit tehdä tunnuksen työsähköpostiosoitteella. Muutoin käytä yksityistä sähköpostiosoitettasi. Salasanan täytyy olla eri kuin yliopiston palveluissa. Lue lisää: Tietoturvaohje (pdf)

Harkitse millaisia tietoja sosiaaliseen mediaan viet, sillä tietoja voi olla vaikeaa poistaa jälkikäteen. 

Seuranta, reagointi ja vaikuttavuuden mittaaminen

Sisältöjen seuranta ja vuorovaikutus

 Sosiaalisessa mediassa toimiminen edellyttää jatkuvaa läsnäoloa ja vuorovaikutusta sekä tarvittaessa nopeaa reagointia ongelmatilanteisiin.

  • Seuraa keskustelua ja viestiliikennettä palveluissa, joissa toimit. Vastaa kommentteihin ja kysymyksiin nopeasti. Ota tämä huomioon myös ajastaessasi sisältöä.
  • Jos yksikkösi on mukana sosiaalisessa mediassa, sopikaa työnjaosta ja työajan käytöstä edellä mainittuihin toimintoihin.
  • Vastaa negatiiviseen palautteeseen asiallisesti ja perustellen. Vastaa vain oman vastuualueesi osalta. Jos et ole varma, oletko oikea henkilö vastaamaan asiaan, keskustele esimiehesi kanssa.
  • Sosiaalisen median käyttäjillä on vapaus keskustella yliopistosta myös kielteiseen sävyyn. Harkitse tarkoin, onko tällaiseen keskusteluun puuttuminen hyödyksi. Voit vaikuttaa keskustelun kulkuun myös nostamalla esille yliopiston kannalta hyviä aiheita. Toistuvasti esille nouseviin asioihin reagoidaan omilla sosiaalisen median kanavilla tai intranetissä.
  • Jos havaitset sosiaalisessa mediassa yliopistosta virheellistä tietoa, korjaa tieto ripeästi tai ilmoita asiasta yliopiston viestintään.
  • Viha- ja uhkausviestit ja laittomat sisällöt tulee poistaa välittömästi. Taltioi viesti ennen poistamista esimerkiksi kuvakaappauksella mahdollista tutkintaa varten. Ilmoita asiasta myös esimiehellesi ja yliopiston viestintään.

Näkyvyyden seuranta ja vaikuttavuuden mittaaminen

Yliopiston viestintä seuraa yliopiston näkyvyyttä ja yliopistoa koskevia keskusteluja keskeisillä sosiaalisen median kanavilla.

Kaikkien sosiaalisessa mediassa toimivien yksikköjen on syytä asettaa toiminnalle tavoitteet ja mitata niiden toteutumista. Mittareita voivat olla esimerkiksi: 

  • jäsenten, fanien, seuraajien, ystävien ym. määrä ja sen kasvu
  • palveltujen asiakkaiden määrä
  • yliopistoa, yksikköä, palvelua tms. koskevien mainintojen määrä
  • kasvanut näkyvyys: hakuranking, linkittäminen, viittaaminen
  • sivulataukset, klikkaukset, RSS-tilaukset, sosiaaliset kirjanmerkit
  • kommenttien ja kommentoijien määrä
  • lisääntynyt liikenne omiin palveluihin
  • omien viestintäaktiviteettien läpimeno sosiaalisessa mediassa
  • vaikuttaminen mielipiteisiin ja toiminnan aktivointi. 

Näkyvyyttä voi seurata somevälineiden omilla analytiikkatyökaluilla, kuten Facebookin  kävijätiedot-osiossa tai Twitterin Analytiikka -työkalulla.

Google Analyticsia voi käyttää omille sivuille somesta ohjautuneen liikenteen selvittämisessä.

Myös muita maksuttomia ja maksullisia työkaluja löytyy verkosta runsaasti.

Näkyvyyden seurannan ansiosta voidaan suunnitella omien julkaisujen ajoittamista. Tiedetään, milloin oma yleisö on paikalla ja saadaan tietoa siitä, millaiset sisällöt vetoavat kohderyhmiin. Oikeaan aikaan toimimiseksi kannattaa hyödyntää sosiaalisen median kanavien ajastustoimintoja. 

Toiminnan tuloksellisuutta voi arvioida myös laadullisin mittarein. Sosiaalisen median laadullinen seuranta voi kohdistua esimerkiksi seuraaviin asioihin:

  • palautteen laatu
  • hiljaiset signaalit ja nousevat puheenaiheet
  • mahdolliset uhat, huhut ja maineriskit
  • toimialan seuraaminen
  • mielipidevaikuttajien ja kommentointien seuraaminen
  • niiden kanavien tunnistaminen, joilla yliopistosta keskustellaan.

Lähteet

Yliopistojen henkilöstön tietoturvaopas (pdf).

Sosiaalisen median hyvä käytännöt -wiki.

Google Analytics.

Sosiaalinen media yliopistojen viestinnässä ja markkinoinnissa. Yliopistojen työryhmän suositus 8.10.2010.

Analytics.fi: Sosiaalisen median mittaaminen. Blogi.


  • No labels